無駄な会議を効率化する為の5つのポイントとは?

無駄な会議を効率化する為の5つのポイントとは?

こんにちは!ひとさん(@hito_tuita)です。

皆さんの仕事の中で会議の時間はどれだけありますか?

多ければ一日中会議の時間となり、その日実施する必要があった仕事が進まなかったという事も意外とあります。

しかも、まったく内容の進展しなかったり、予想外の方向に流れて余計時間がかかったりと、やらない方がよかった会議となる場合も少なくありません。

どうしたら、そんな意味のない会議を減らせるでしょうか?

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1.会議そのものの必要性を考えてみる

この会議は必要
本当はやらなくて良い会議かもしれません。

『まずは毎週実施しましょう!』という事で開催したが誰も発言しなかった、といった事にもなりかねません。

展開事項であればメールのみで良いかもしれませんし、資料の送付のみで済むかもしれません。

本当に必要な会議なのか、不要な会議であれば、何とか出席しない方向で考えられないかを検討してください。

2.会議時間を短くする

会議を短く
どのような会議でも、会議時間を「1時間」というように時間を決めてしまうと、もっと早く終われるような会議でも、ダラダラと話が長くなり、結局設定した時間まで続けてしまう場合があります。

想定よりも短めの時間に設定し、少ない時間の中で議事を進めると、会議の中身が濃くなり有効に時間が使えます。

3.会議を早く始められないか

会議を早く
開始時間になっても会議室に来ずに、必ず少し遅れてやってくる人がいないでしょうか?

その人の為に、会議が始まらなかったり、これまでの内容を説明する為、会議を中断したりと、無駄な時間が発生します。

会議は『5分前集合』『5分前終了』とすれば、引き続き違う会議に出席する場合でも、スムーズに次の会議室への移動できるでしょう。

4.会議の目的を明確にしよう

会議の目的を明確に

会議の案内だけ来て、肝心の内容が記載されていない場合があります。

事前に会議の内容は伝えるようにしましょう。

出席者に事前に会議の内容について考えてもらえる事ができます。

また、このようにすれば会議の内容から、他に出席が必要な人を参加者が気づき、主催者に教えてもらえる可能性があります。

5.資料の事前配布を徹底しよう

会議資料を用意しよう

会議時に見せる資料があれば、別途送付しておきましょう。

資料を事前に見て頂き、事前に質問してもらえれば、会議が始まってもスムーズに進める事ができます。

但し、ある程度説明が必要な資料の場合は、先に見せると意図しない解釈をされる可能性がある為、
その資料だけで判断できる場合のみ、事前に資料を送付した方が良いでしょう。

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まとめ

仕事の時間の中でも会議は多くの人の多くの時間を占める割合が大きいです。

その為、無駄な会議時間を削減する事は仕事の大きな効率アップになります。

無駄な会議は削減して、本当に必要な仕事に注力し、効率的に仕事を進めましょう!

それでは!

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