ファシリテーターになって会議を意味のあるものにしよう

ファシリテーターになって会議を意味のあるものにしよう

こんにちは!ひとさん(@hito_tuita)です。

先回は会議を効率化するためには、どのようなポイントがあるかをお伝えしました。
(無駄な会議を効率化する為の5つのポイントとは? https://hitosan.net/kaigi-kouritsu/

今回は、どのようにすれば効率化以上に「意味のある」会議になるかについて、お伝えしたいと思います。

仕事では色々な場面で『会議』を実施する事が多くあります。

・問題点を見つける会議
・問題点を解決する会議
・方針を決める会議
・新しい規則を決める会議
・新しいサービスを立ち上げるか決める会議
・新しい取り組みを、誰かに承認してもらう会議

などなど。

以上のように、色々な理由で『会議』は開かれます。

日本特有かもしれませんが、個人の裁量で勝手に何かを進める事ができず、何かと会議があります。

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1.会議の利点

会議の利点

新しい企画を多くの人の前で事前に確認する事で、大きな失敗を防げます。

また、実施されたプロジェクトを反省する場として、何人かで意見を交換する事で、検討案件をブラッシュアップする事ができます

2.上手く行かない会議

上手く行かない会議

ただ、会議を進めるにあたって、色々と問題が出てきます。

・ダラダラと長くなる場合がある
・話をしない人がいる
・自分の話ばかりをしたがる人がいる
・話の方向が全く違うところにいってしまう
・会議が結論ありきで自由な発想が出ない
・最終的に全く結論が出ずに会議が終わる

以上のような会議になってしまう事はないでしょうか?

そのような時にあなたはどのような立場でいるでしょうか?

・めんどうなので早く終われば良いと心の中で念じているだけ
・自分の事ではないので、次の会議の事や他の仕事の事を考えている
・とりあえず参加したからには一言しゃべって終わりとする
・寝ている

以上のような事では、せっかく会議に参加したのに、まったく意味の無い時間になってしまいます。

確かに何かを始めようとすると、面倒だし余計な事を言うと自分の仕事が増えてしまうかもしれません。

ただ、自分から何かを動かそうとしない限り、まったく事態は好転しないし、自信も仕事をしているという満足感がえられません

なので、

あなたが今日から「ファシリテーター」となって、会議をコントロールしましょう!

3.ファシリテーターとは何か?

ファシリテーターとは

ファシリテーターの役割は大きく分けて2つあります

1.会議の進行をスムーズに行う
2.会議に参加する一人一人の考えを引き出す

上記の2点を考えながら会議を進めます。

よくファシリテーターとは、『司会』の事?って言われますが、たしかに『司会』的な一面もあります。

但し、『司会』は会の進行を問題無く進める事が主体となっている事に対して、
ファシリテーターはあくまで、会議で結果を出す為に会議の進行を行っている為、見方が全く違うのです。

4.ファシリテーターの会議の進め方

ファシリテーターの会議の進め方

尚、ファシリテーターは会議の中で、大きく下記の3段階を意識して進めます。

(1)会議の導入部分

・会議の始まりに話がしやすいように、会議の最初に参加者が話に加われるような天気の話や、今朝最新のニュースなどの話をする(アイスブレークとも言います)

(2)会議中では

・会議の途中では、主題からそれないよう、かつ限定的にならないように参加者に働きかけを行います。
また言葉で伝わらないような部分はホワイトボードを使って図解してもらうよう勧めるなども行うと良いです。

(3)会議の終盤

これまで出た色々な意見をまとめ、集約し結論を出す。
そして重要な事は、必ず会議の結論としてまとめた内容に対し全員に同意してもらう事です。

ここで納得されない場合、再度議論し、納得されない人がいないようにする事です。

納得しない方がいると、全員の力を合わせる事ができないばかりか、反対する者が足を引っ張る事があるからです。

 

上記のことから、最終的には全員の賛同を持って終了とし、まとめた議事録もその場で賛同してもらいます。

議事録をその場で書かずに、後から送付する場合がありますが、できればその場で記載し了承を取ってください。

良くあるのが、決まった内容を会議後議事録で送った際に、「そんなつもりで言った訳ではない」など、後から内容を覆される言葉が出てしまい会議で決定した事が意味の無い事になってしまう場合があります。

以上の事から、その場で決まったことは、出来るだけその場で文字にして共有した方が良いです。

5.会議をスムーズに進めるために事前にやること

会議をスムーズに進める為に

いくらファシリテーターが優秀でも事前の調整がうまく行ってないと、失敗に終わる可能性があります。

会議の前には以下のことに気をつけましょう

(1)会議は必ず定時間に始まるようにする

会議時間を守らない方がいると、話が途中で止まったり、一から説明しなければならなくなります。
会議時間は必ず守ってもらうように徹底しましょう

そうは言っても、守ってくれないという場合は、遅れた場合に言い訳できない状態にしましょう、

例えば、朝一もしくは昼から直ぐの時間に指定して、『前の会議が長引いて。。』というような言い訳ができないようにしましょう。
また、わざと中途半端な時間。10時から、ではなく、10時10分からなどのように時間を工夫すると良いです。

(2)会議資料は事前配布し読んでもらう

事前資料がある場合は、先に読んでもらいましょう。
これも守らない方がいるかと思いますが、読んで頂く事で、
会議の進み方がまったく違います。

(3)参加者に必要な人が漏れてないかチェック!

会議に必ず必要な人は押さえておきましょう。
会議で決まった事もその人が出ないことで、なかった事にされる場合があります。

逆に言うとその人が納得すれば、会議の結果は全員納得すると言った事もあります。

(4)根回ししておく

重要な人には予め根回ししておくことをオススメします。
根回しと言うとあまり良い印象は無いかと思いますが、特に悪いことではなく、会議を行う前にある程度方向性を示しておく事で、会議が全く予想とは違う事になるのを防ぎます。

今回お話した根回しの話は、会議に出す案はほとんど大筋では作っておいて、会議の場ではそれを承認してもらう場の会議の場合ですが、仕事を進めるにあたって、関係者の合意が必ず欲しい場合においても必要な事です。

もちろん、その他の会議でも、基本的には全くどうしたら分からない事を考える会議以外では使える手法ですので覚えておいて損はないかと思います。

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6.まとめ

日本では会議が多いと言われますが、これは日本では和の考え方で、勝手に何かを進めることを嫌っているからだと思います。

最近は、海外の仕事のやり方がどんどん取り入れられた事もあり、無駄な会議を減らす動きもありますが、まだまだ日本式のまずは会議の考え方が多いように思います。

意思決定が会議中心ですと、自分の考えたことが上手く通らなかったり、進まなかったりするため、会議の流れを押さえることは、かなり必要なスキルではないかと思います。

以上です。

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